Begleitend zu diesem Projekt gab es einen Ausschuss, in dem die nutzenden Vereine und Institutionen vertreten waren. Hier wurden mit den zukünftigen Nutzern alle Fragen besprochen und entschieden, die das Projekt betreffen. Der Ausschuss traf sich nach Bedarf. Neben den Vereinen waren dort auch aus jedem Ortsteil jeweils ein Gemeinderat vertreten.

Der Trauerraum in der Einsegnungshalle auf dem Friedhof Dörlinbach wurde entsprechend würdig um-/gestaltet.